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Como criar e operacionalizar um fluxo para receber, validar e publicar teses em PDF acessíveis no repositório institucional (Dimensão: Digital)

Guia prático e técnico para implementar um fluxo institucional que receba, valide e publique teses em PDF acessíveis no repositório institucional. Dimensão principal: Digital. Foco: operação (papéis, critérios de aceite, ferramentas automáticas e verificação manual básica, metadados e publicação). Não aborda detalhamento extensivo de remediação técnica linha a linha (pendente de procedimento técnico específico).

Redação Hub de Acessibilidade · 2026-10-10

Equipe diversa em sala de repositório universitário revisando relatório de acessibilidade exibido em um monitor; mesa com checklist de submissão, tablet com PDF e o autor conversando com a equipe. — Ilustração gerada por IA

Resposta direta e escopo

Organize um fluxo operacional baseado em cinco etapas principais: requisitos de submissão claros, triagem automática sistemática, verificação manual direcionada, caminhos definidos de remediação e publicação com metadados de acessibilidade. Esse fluxo minimiza retrabalho, permite escala por meio de automatização e garante que casos complexos sejam encaminhados à remediação técnica.

Este texto trata apenas da dimensão digital: processo institucional, critérios mínimos de aceite, ferramentas recomendadas (automáticas e humanas) e responsabilidades. Não substitui a revisão técnica aprofundada para remediação avançada de PDFs com estruturas complexas, equações ou gráficos densos.

Resumo executivo: resultado operacional desejado

O objetivo é publicar no repositório a maior parte das teses com acessibilidade básica comprovada, encaminhar casos complexos para remediação e, sempre que possível, armazenar também os arquivos fonte para conservação e futuras melhorias. Os critérios centrais incluem: PDF marcado (tagged), leitura lógica com bookmarks, texto pesquisável, alternativas textuais para figuras e cabeçalhos de tabelas, além de metadados claros.

Combine ferramentas de triagem automatizada (por exemplo PAC, Adobe Acrobat) com checagem humana para reduzir falsos positivos e falsos negativos e para cortar ciclos de retrabalho. Referência técnica relevante: ISO 14289 (PDF/UA). ([iso.org](https://www.iso.org/standard/64599.html?utm_source=openai))

Papel e governança (quem faz o quê)

Defina papéis mínimos: (a) Autor/aluno: submete trabalho conforme checklist; (b) Orientador/Programa: faz revisão preliminar de formato; (c) Equipe do repositório: realiza triagem técnica, validação e publicação; (d) Equipe de remediação: interna ou fornecedor externo; (e) Comitê de Política: estabelece regras de aceite, acessibilidade e exceções.

Formalize SLAs e pontos de decisão, por exemplo prazo de triagem inicial de 5 dias úteis, prazo de remediação de 30 dias úteis ou conforme acordo, e condições para publicação com embargo ou publicação provisória com aviso de remediação em curso. Muitas universidades que exigem conformidade divulgam prazos e procedimentos similares. ([guides.lib.uci.edu](https://guides.lib.uci.edu/gradmanual/accessibility?utm_source=openai))

Requisitos de submissão (o que pedir ao autor)

Documento principal: peça o PDF acessível preferencialmente gerado a partir do arquivo fonte (Word, LaTeX) e solicite também o arquivo fonte (.docx ou .tex) como material complementar, facilitando remediações futuras e preservação. Muitas bibliotecas recomendam a retenção dos arquivos originais para remediação e preservação. ([libraries.mit.edu](https://libraries.mit.edu/distinctive-collections/thesis-specs/?utm_source=openai))

Metadados obrigatórios no formulário de submissão: título, autor, orientador, programa, idioma, resumo em texto (não apenas imagem), palavras-chave, licença, nível de embargo e indicação se o autor forneceu versão acessível ou solicita remediação. Exija campo de confirmação pelo autor de que seguiu um checklist mínimo.

Formato técnico esperado: PDF marcado (Tagged PDF) e preferencialmente compatível com PDF/UA (ISO 14289) e com as técnicas aplicáveis das WCAG para documentos PDF. Quando for exigido arquivamento, solicite também PDF/A quando compatível com requisitos de acessibilidade e preservação, lembrando que a conversão para PDF/A precisa ser testada quanto à preservação das tags. ([iso.org](https://www.iso.org/standard/64599.html?utm_source=openai))

Triagem automática (primeira linha)

Ao receber o arquivo, execute um conjunto padronizado de checagens automáticas: verifique se o arquivo é pesquisável (não imagem escaneada sem OCR), se o documento é marcado (Tagged PDF), rode verificações PDF/UA e WCAG via PAC, utilize o Accessibility Checker do Adobe Acrobat para problemas evidentes e confirme a presença de bookmarks/navegação. Ferramentas recomendadas incluem PDF Accessibility Checker (PAC) e Adobe Acrobat Pro, além de validadores integráveis ao repositório quando disponíveis. ([pac.pdf-accessibility.org](https://pac.pdf-accessibility.org/en?utm_source=openai))

Automatize a geração de um relatório padronizado que entre no ticket do depósito com nome do arquivo, resultados do PAC e resumo dos erros classificados como críticos ou alerta. Use esse relatório para decidir se o arquivo será publicado, devolvido ao autor para correção imediata ou encaminhado para remediação profissional.

Checklist mínimo para aceite (critério de publicação automática parcial)

Sugestão de critérios mínimos para publicação imediata: (1) PDF pesquisável com texto selecionável; (2) Tagged PDF presente; (3) Bookmarks ou marcadores de navegação criados; (4) Alternativas textuais para figuras principais ou indicação clara no texto; (5) Cabeçalhos aplicados em tabelas; (6) Metadados e resumo em texto submetidos no formulário; (7) Ausência de segurança que impeça leitura por tecnologia assistiva. Se todos forem atendidos, o repositório pode publicar com selo "Acessibilidade verificada - checagem automática".

Itens que obrigam remediação humana antes da publicação incluem ausência de marcação, imagens críticas sem alternative text, problemas de ordem de leitura que comprometem compreensão, falhas de codificação de caracteres ou tabelas complexas sem cabeçalho. Esses casos devem entrar na fila de remediação. ([w3.org](https://www.w3.org/WAI/WCAG21/Techniques/?utm_source=openai))

Verificação manual (segundo nível) e critérios de amostragem

A verificação manual deve contemplar navegação por leitores de tela (títulos e marcadores), leitura linear simulada, checagem de alt-text das figuras principais e inspeção de tabelas para cabeçalhos e escopo. Para escala, audite manualmente cerca de 10% dos depósitos por período e todos os arquivos que falharem na triagem automática. Documente falhas recorrentes para melhorar as orientações aos autores. ([itsaccessibility.syr.edu](https://itsaccessibility.syr.edu/accessible-documents/how-to-check-if-your-pdf-is-accessible/?utm_source=openai))

Combine o relatório PAC com inspeção humana para reduzir falsos positivos. Ferramentas automáticas indicam problemas técnicos, mas a avaliação humana confirma se a experiência real de leitura é aceitável.

Remediação: opções e processo

Defina caminhos claros: (a) devolução ao autor com checklist para correção quando o problema for simples; (b) serviço de remediação institucional ou externo quando for complexo; (c) aceitação provisória com nota de "em remediação" e plano de ação quando houver necessidade de publicação imediata por motivo institucional. Estabeleça custos, prazos e responsáveis. Muitas instituições exigem que o autor entregue um PDF acessível, mas ainda oferecem auxílio técnico pontual. ([ohiolink.edu](https://www.ohiolink.edu/content/recommended_minimum_guidelines_digitally_accessible_pdf_files_ohiolink_etd_center?utm_source=openai))

Registre todas as alterações realizadas durante a remediação: mantenha versões com data e metadados de revisão e solicite autorização do autor quando a remediação implicar alterações de conteúdo, por exemplo criação de textos alternativos ou reorganização da ordem de leitura.

Publicação e metadados para descoberta acessível

Ao publicar, inclua metadados específicos sobre acessibilidade: campo indicando se o arquivo passou na triagem automática, data da verificação, método usado (PAC, Acrobat), e link para o arquivo fonte. Esses campos melhoram a descoberta e a confiança do usuário. Também inclua indicação de formato alternativo disponível (HTML, ePub acessível) e instruções de contato caso o usuário precise de versão alternativa. ([grad.uic.edu](https://grad.uic.edu/academic-support/exams-defense/theses-dissertations-accessibility/))

Considere publicar tanto a versão acessível quanto o arquivo fonte, com controle de acesso quando necessário. Se houver exigência de preservação em PDF/A, avalie a compatibilidade entre PDF/A e tags de acessibilidade, pois a conversão pode alterar a estrutura de tags e precisa ser testada. ([libraries.mit.edu](https://libraries.mit.edu/distinctive-collections/thesis-specs/?utm_source=openai))

Integração com políticas institucionais e exigências legais

Inclua requisitos de acessibilidade para ETDs no regulamento de pós-graduação: defina responsabilidades do autor, critérios de aceite e consequências do não atendimento, como devolução, embargo ou exigência de remediação. Muitas instituições vinculam a aceitação de ETDs a conformidade com WCAG e a normas locais sobre acessibilidade, reduzindo riscos legais. ([guides.lib.uci.edu](https://guides.lib.uci.edu/gradmanual/accessibility?utm_source=openai))

Formalize exceções e procedimentos para casos especiais, como equações complexas, imagens históricas ou material sob restrição legal, e documente critérios e prazos para essas exceções.

Capacitação, documentação e automação

Produza materiais orientadores para autores, incluindo modelos Word/LaTeX acessíveis, passo a passo para salvar como PDF acessível e um checklist de submissão. Treine a equipe do repositório no uso de PAC, Acrobat e verificação manual básica. Universidades que publicam templates e instruções passo a passo reduzem significativamente a necessidade de remediação. ([guides.lib.uci.edu](https://guides.lib.uci.edu/gradmanual/accessibility?utm_source=openai))

Automatize sempre que possível: gere automaticamente tickets a partir do relatório PAC, envie e-mails padrão aos autores com instruções, aplique selo/metadado de verificação automaticamente e disponibilize um dashboard de conformidade para gestores.

Medição e melhoria contínua

Defina KPIs claros, por exemplo: porcentagem de depósitos que passam na triagem automática, tempo médio até publicação acessível, número de remediações por mês e taxa de retorno ao autor. Realize auditorias amostradas e colete feedback de usuários com deficiência para ajustar critérios e materiais de orientação. Estudos sobre acessibilidade em repositórios recomendam combinar automação e avaliação humana para melhorar resultados ao longo do tempo. ([arxiv.org](https://arxiv.org/abs/2305.14041?utm_source=openai))

Use os relatórios para identificar padrões de erro e orientar revisões em templates, treinamentos e comunicações com autores.

Limitações e pontos que exigem verificação técnica

Este guia operacional não substitui uma política técnica detalhada de remediação. Questões complexas, como equações matemáticas em LaTeX, figuras científicas com conteúdo não textual denso, tabelas matemáticas ou documentos digitalizados sem OCR de alta qualidade, demandam procedimentos técnicos específicos e muitas vezes intervenção do autor.

Antes de exigir conformidade estrita com PDF/UA, avalie a capacidade local de remediação e o orçamento disponível, pois exigir padrões estritos sem suporte pode aumentar atrasos e criar gargalos. ([iso.org](https://www.iso.org/standard/64599.html?utm_source=openai))

Checklist rápido (resumo operacional para o repositório)

1) Recebimento: arquivo PDF + arquivo fonte + metadados preenchidos.

2) Triagem automática: PAC + Acrobat → gerar relatório.

3) Se atender ao checklist mínimo → publicar e marcar metadados de verificação.

4) Se falhar e for simples → devolver ao autor com checklist para correção.

5) Se falhar e for complexo → abrir ticket de remediação; encaminhar à equipe ou fornecedor.

6) Após remediação → reexecutar PAC e verificações humanas; publicar.

7) Registrar tudo no sistema com datas e responsáveis.

Conclusão útil

Um fluxo bem desenhado combina exigência clara ao autor, triagem automática para escala e verificação humana para qualidade. Exigir o envio do arquivo fonte, publicar metadados de acessibilidade e oferecer caminhos de remediação reduz gargalos e amplia o alcance da pesquisa. Comece com um checklist prático e amplie as exigências técnicas à medida que a capacidade interna crescer.